משבר הקורונה הביא עמו סט חדש של אתגרים, הרגלים ומיומנויות עבודה.
ריכזנו עבורכם "נוהל עבודה מהבית" שיעזור לכם לבצע את המשימות, לנהל את הזמן ואת סביבת העבודה שלכם בצורה הטובה ביותר לעבודה מהבית.
הגדירו את מרחב העבודה החדש שלכם
הכל מתחיל במרחב עבודה מוגדר, ועדיף נפרד מחיי המשפחה. לא לכל אחד יש בבית משרד או חדר מוגדר, אבל צריך לחשוב מראש על מרחב עבודה שאינו בסלון לצד הטלוויזיה, במרחב שבו הילדים משחקים ועדיף להגדיר אזור שבו יש אפשרות לסגור את הדלת ולהתרכז רק בעבודה לפחות לאורך כמה שעות רצופות ביום. כדאי לתת רגע של מחשבה גם לאבטחת מידע כשאתם לא עובדים "מהמשרד" – איך תגנו על ציוד, על מסמכים, קבצים, עד כמה מוצפנות הסיסמאות שלכם ולמי בבית יש גישה לענייני העבודה שלכם.
כמה ''נהלי עבודה'' או טקסים קטנים
נסו להיכנס לרגע שבו אתם יוצאים בבוקר לעבודה: התארגנות, התלבשות, כוס הקפה והמרחק מהסביבה, הם מייצרים עבורנו את ההפרדה ממצב של "בית" למצב של "עבודה" ומגדירים את הפניות שלנו וממקדים אותנו. זה לא סתם ואנו ממליצים לעשות את זה גם כשאתם עובדים מהבית, במידת האפשר. גם אם אתם לא מנהלים שיחות וידאו שאתם צריכים להיראות בהן ייצוגיים, או לתקשר עם לקוחות/קולגות בוידאו, אתם תרגישו אחרת בינכם לבין עצמכם אם תתנהלו מהמיטה בטרנינג או בעמדה מסודרת, מול מחשב, בלבוש שאתם יכולים גם לצאת איתו מהבית ובסידור של המרחב.
שעות עבודה
נכון, שעות עבודה מהבית הן לא כמו שעות עבודה של יום רגיל במשרד ואנחנו צריכים להקדיש מחשבה לדרך שבה אנחנו מפרידים בין הצורך בזמינות לפגישות ותקשורת לבין זמן עבודה שאנחנו מנהלים ביננו לבין עצמנו. אנחנו ממליצים להגדיר שעות קבועות במשך השבוע שכל הצוות צריך להיות זמין ומסונכרן ובנוסף להגדיר מתי מתחיל ומתי מסתיים יום. לוורקוהוליקס (המכורים לעבודה) זה יגדיר זמן ולא יישאב אותם לעבודה ולאלו שמתקשים להתמקד רק בעבודה ומנהלים משימות נוספות בבית, אולי יהיה יותר קל להגדיר מתי יעשו איזו משימה אם יש לכם שגרת שעות עבודה מוגדרת, גם מהבית.
ניהול עובדים מרחוק
אם אתם מנהלים צוות של עובדים שעובדים מהבית, ריכזנו עבורכם עוד כמה המלצות לניהול עובדים מרחוק:
- דרכי תקשורת: ודאו שיש חלופות לתקשורת עם הצוות מרחוק (או לפגישות אישיות, שיחות עם לקוחות וספקים או כל גורם אחר), כך תוודאו שלא מתפספסות משימות ושלא תרד פרודוקטיביות של הארגון כתוצאה מתקשורת חלקית/ לא עדכנית/ לא ישימה. דוגמאות לדרכי תקשורת: קבוצות Whatsapp, שיחות זום שוטפות, שיחות ועידה, מיילים, דו"חות, שימוש בענן (אחסון דאטה) המתעדכן ומסונכרן באופן שוטף בין כולם וכיו"ב.
- פגישות: האם תדרשו מהעובדים שלכם לקיים פגישות מקוונות? האם יש נושאים שתרצו שלא ינהלו עליהם דיון בוידאו/בשיחות ועידה? מה קובעים ביומן ומה רמת ההקפדה על זמן מדויק? המלצה שלנו: קבעו שיחת ועידה שגרתית בבוקר בנוכחות הצוות, קצרה או ארוכה, כל יום או כמה פעמים בשבוע על מנת להישאר בקשר, מעודכנים, בנוכחות של כולם. אפשרו גם שיחות אישיות, בדיחות, פטפוטים צדדים, הפעילו צ'אט ותנו מפלט לשיחות שפעם היו במסדרונות או בפינת הקפה.
- מעקב משימות ופרויקטים: אבחנה בין משימות דחופות למשימות שוטפות או ארוכות טווח, עדכון וחלוקת משימות ומעקב אחר עובדים שלא בקרבה המיידית. המלצה: צרו פורום מקוון שבו מעדכנים על משימות שבוצעו, משימות בתהליך ומשימות לעתיד. פורום שיאפשר שיח, התייעצות, בקשות, סיוע וייתן את המושכות למנהל הצוות להיות מעודכן ומשימתי מול צוות העובדים.
- תקשורת היא מילת המפתח: יש ערוצים רבים בעידן הדיגיטלי שניתן להשתמש בהם ולהתאים אותם לצרכי העסק שלך ואופי העבודה של הצוות, לפעמים ערוצים רבים מדי… מצאו את הערוצים שמתאימים לאופי העסקי ותמקדו את העבודה בתקשורת מחברת, משימתית, חברתית ונוחה.
- תפוקה, פרודוקטיביות ולו"ז מוגדר: ניהול עובדים שלא נמצאים במרחב המיידי שלנו, מבלי לראות את הפעילות שלהם בעיניים זה אתגר. מנהל צוות חייב להגדיר לעצמו מדדים ליעילות, משימות, דד ליינים מבלי להיות תלוי במקום הפיזי. כתוב לעצמך: מה המשימות של הצוות השבוע? מדדים להתקדמות? כיצד למקד אותם על המשימה? עידוד שיתוף הפעולה (במידת הצורך) לטובת המטרות האלו?
- תיאום ציפיות: בדקו שתהליכי העבודה נגישים לעובדים, שהם מבינים את התהליך, משימות שהוגדרו, מדדי הצלחה ברורים – כמה שתסגרו פחות בע"פ ויותר בכתב, בצורה מסודרת שלא משתמעת לשתי פנים, תאפשרו לעובדים מינימום הסחות דעת, משימתיות וציפיות ברורות למה שמצופה מהם.
- גבולות, גבולות, גבולות: במיוחד כשעובדים מהבית, שימו לב להגביל את שעות העבודה שלהם, עזרו להם להגדיר שעות פתיחה/קריאה של מיילים, מועד סגירת המחשב (ופתיחתו), עזרו להם לשמור על יחסי המשפחה שלהם, להפיג את תחושת הבדידות, התעניינו בהם לעיתים קרובות. כולנו זקוקים לחברה.
שאלות נפוצות על עבודה מהבית וניהול עובדים מרחוק
איך מקימים מרחב עבודה יעיל בבית?
מרחב עבודה יעיל בבית מתחיל בהגדרת אזור נפרד ומוגדר שמרוחק מסחות דעת. חשוב לבחור מקום שאינו בסלון לצד הטלוויזיה או באזור שבו הילדים משחקים, ועדיף מקום שבו אפשר לסגור דלת ולהתרכז לכמה שעות רצופות. הקפידו על כיסא נוח, תאורה טובה, ושולחן עבודה מסודר. בנוסף, חשוב לשמור על אבטחת מידע: הצפינו סיסמאות, אבטחו מסמכים, והגבילו גישה לציוד ולקבצי עבודה מבני משפחה. מרחב עבודה מוגדר עוזר ליצור הפרדה נפשית בין "בית" ל"עבודה" ומשפר את הפרודוקטיביות.
מה חשוב לעשות כדי להישאר ממוקדים כשעובדים מהבית?
כדי להישאר ממוקדים בעבודה מהבית, חשוב ליצור שגרת עבודה קבועה שדומה ליום עבודה רגיל. התלבשו בבגדים מסודרים (לא בפיג'מה), שתו קפה בוקר, והגדירו שעות עבודה קבועות עם התחלה וסיום ברורים. הקפידו על שעות שבהן כל הצוות זמין ומסונכרן, ושמרו על הפרדה בין זמן עבודה לזמן פנאי. המלצה נוספת: הגדירו הפסקות קצרות במהלך היום כדי לטעון אנרגיה, והימנעו מריבוי משימות בית תוך כדי עבודה. השגרה הזו מסייעת למוח להיכנס למצב "עבודה" ומונעת התפזרות.
איך מנהלים עובדים מרחוק בצורה יעילה?
ניהול עובדים מרחוק דורש תקשורת ברורה ושקיפות. ראשית, הגדירו ערוצי תקשורת מגוונים: קבוצות וואטסאפ, שיחות זום, מיילים, ואחסון בענן משותף. קיימו פגישות וידאו שגרתיות (יומיות או כמה פעמים בשבוע) כדי לשמור על קשר וסנכרון. שנית, הקפידו על הגדרת משימות ברורות עם דד-ליינים מוגדרים, ויצרו מערכת למעקב אחר התקדמות (פורום מקוון או כלי ניהול משימות). שלישית, תאמו ציפיות: ודאו שהתהליכים נגישים, המדדים ברורים, והעובדים מבינים בדיוק מה מצופה מהם. לבסוף, שמרו על גבולות, עזרו לעובדים להגדיר שעות עבודה קבועות ולהפריד בין עבודה לבית.
מהן דרכי התקשורת המומלצות לעבודה מרחוק?
דרכי התקשורת המומלצות לעבודה מרחוק כוללות שילוב של כלים שונים לצרכים שונים. לתקשורת מיידית וקצרה עדיף קבוצות וואטסאפ או Slack. לפגישות צוות ודיונים תנו עדיפות לשיחות וידאו בזום עם Teams או Google Meet. למשימות ופרויקטים ישנה עדיפות לכלי ניהול משימות כמו Trello, Asana או Monday. קבצים ועבודה משותפת – אחסון בענן כמו Google Drive או Dropbox. חשוב למצוא את הערוצים שמתאימים לאופי העסק ולצוות, ולא להציף את העובדים בכלים רבים מדי. תקשורת טובה כוללת גם שיחות אישיות, בדיחות, ופטפוטים – לא רק משימות עסקיות.
איך שומרים על איזון בין עבודה לחיים אישיים כשעובדים מהבית?
שמירה על איזון בין עבודה לחיים אישיים כשעובדים מהבית מתחילה בהגדרת גבולות ברורים. קבעו שעות עבודה קבועות והקפידו לסגור את המחשב בסוף יום העבודה. הגבילו שעות קריאת מיילים ומענה להודעות, לא כל דבר דורש מענה מיידי. הפרידו פיזית בין מרחב העבודה למרחב הבית: אם אפשר, עבדו בחדר נפרד ולא בסלון או בחדר השינה. קחו הפסקות אמיתיות במהלך היום: צאו לאוויר הצח, התאמנו, או פשוט תנו למוח לנוח. למעסיקים: עזרו לעובדים להגדיר את הגבולות האלו, התעניינו ברווחתם, והקפידו לא לפנות אליהם מחוץ לשעות העבודה. איזון נכון מונע שחיקה ומחזק את הפרודוקטיביות לטווח ארוך.
בניית אתרים
